Cómo construimos un agente que lee hojas de vida y agenda entrevistas

Este no es un ejemplo hipotético. Es el agente que está corriendo ahora mismo en nuestro propio correo de reclutamiento — con las decisiones de diseño que evitaron que se convirtiera en un filtro ciego.

El problema: un buzón que nadie alcanza a leer

Cuando publicas una vacante, pasan dos cosas al tiempo: llegan más hojas de vida de las que puedes leer con calma, y las buenas se enfrían mientras esperan respuesta. El resultado típico es un buzón con decenas de correos sin abrir, candidatos excelentes que se van a otro lado porque nadie les contestó en dos semanas, y un entrevistador que llega a la reunión leyendo el CV en los primeros cinco minutos.

Nos pasó a nosotros. Y como nos dedicamos a automatizar procesos, decidimos usarnos de conejillo de indias.

La decisión que definió todo el diseño

Antes de escribir una línea de código tomamos una decisión que cambió el resto del proyecto: el agente no descarta a nadie.

Era tentador construir un filtro que dejara pasar solo lo que superara cierto puntaje. Habría sido más «eficiente» y habría sido un error. Los filtros automáticos de CVs tienen mala fama por una buena razón: descartan perfiles no convencionales que muchas veces son los mejores, y nadie se entera nunca de a quién dejaron fuera.

Nuestro agente no decide a quién contratar. Prepara el trabajo para que una persona decida mejor y más rápido.

Con esa regla en la mano, el objetivo dejó de ser «filtrar candidatos» y pasó a ser «que ningún candidato quede sin leer ni sin respuesta».

Cómo funciona, paso a paso

1. Un solo canal de entrada

Todo llega a una dirección: somos@xentris.tech. El agente revisa ese buzón cada cinco minutos por IMAP y detecta los correos que traen un CV adjunto en PDF o Word. Lo que no es una postulación lo deja pasar sin tocarlo — el buzón sigue siendo un buzón normal.

2. Lee el documento completo

Acá está la diferencia con los sistemas tradicionales de reclutamiento. No busca palabras clave: le entrega el PDF completo al modelo de lenguaje, que lo lee como lo leería un reclutador — la trayectoria, los proyectos, el contexto de cada trabajo — y también lee lo que la persona escribió en el cuerpo del correo, que muchas veces dice más que el CV.

3. Evalúa con criterio, y por escrito

Por cada candidato produce una ficha: resumen del perfil, puntaje del 1 al 10, fortalezas concretas y — la parte más útil — dudas. No «no tiene experiencia en X», sino «dice que lideró el proyecto pero no queda claro cuánto del código escribió él; vale la pena preguntarlo».

4. Prepara la entrevista

Genera preguntas específicas para esa persona, salidas de su propia experiencia. En vez de «¿cuál es tu mayor debilidad?», cosas como «en tu proyecto de inventarios elegiste WebSockets en vez de polling, ¿qué te llevó a esa decisión?». El entrevistador llega con la tarea hecha.

5. Responde

Redacta el correo de invitación, con tono cálido y pidiendo disponibilidad. Si el perfil claramente no encaja, redacta un rechazo amable y respetuoso — porque no responder también es una respuesta, y es la peor.

Lo que aprendimos construyéndolo

El prompt importa más que el modelo

La primera versión daba evaluaciones tibias y genéricas: todos eran «un candidato prometedor con sólida experiencia». El cambio no fue de modelo, fue de instrucciones: pedirle explícitamente una opinión honesta, con dudas concretas, y aclararle que su trabajo no es ser amable sino ser útil.

Los archivos ganan a las bases de datos

Cada ficha es un archivo de texto legible, no una fila en una base de datos. Se puede abrir, leer, corregir a mano, mandar por chat. Y como son texto plano, nuestro asistente local los indexa y responde al instante «¿quién aplicó esta semana y quién pasa a entrevista?» sin que nadie abra nada.

Fallar en silencio es peor que fallar

Si la evaluación de un candidato falla — se cayó la conexión, el PDF estaba corrupto — el correo se queda marcado como no leído y se reintenta. Nunca se marca como procesado algo que no se procesó. Un agente que pierde un candidato en silencio es peor que no tener agente.

El resultado

Un buzón que se revisa solo, candidatos que reciben respuesta el mismo día, entrevistadores que llegan preparados y un registro completo de quién aplicó, cuándo y qué se le contestó. Todo eso corriendo sobre una dirección de correo que ya existía.

Y lo más importante: la decisión de a quién contratar sigue siendo de una persona que ya leyó una evaluación honesta y llega con las preguntas correctas.

¿Sirve para tu empresa?

Si recibes hojas de vida por correo, sí — es prácticamente el mismo montaje. Pero el patrón es más amplio que el reclutamiento: un canal de entrada + documentos que alguien tiene que leer + una respuesta que alguien tiene que escribir. Cámbiale los nombres y tienes facturas, solicitudes de crédito, tickets de soporte, cotizaciones.